Praktische gids
Ergens tussen je eerste en je vierde medewerker ontstaan er taken die van niemand echt zijn. De Dimona-aangifte voor de nieuwe collega die maandag begint. De offerte die al twee weken blijft liggen omdat een collega ziek is. Het contract van bepaalde duur dat vorige week afliep en verlengd moest worden. De boekhouder die al weken vraagt om alle bonnetjes aan te leveren. Geen van die dingen voelt dringend genoeg om vandaag te doen, maar samen kosten ze je elke week veel meer tijd dan je zou willen. En het zijn net de taken die je het snelst over het hoofd ziet, tot het te laat is.
In een groot bedrijf hebben ze daar een office manager, een HR-verantwoordelijke of een assistant voor. In een start-up, scale-up, kmo of eenmanszaak zitten die taken allemaal bij jou. Freelance ondersteuning neemt die taken van je over op de momenten dat jij het nodig hebt, zonder aanwerving, loonkost of opzegtermijn.
Ik ben Kylie. Ik werk vanuit Antwerpen voor ondernemers en kmo's in heel België, ter plaatse, hybride of volledig remote, en dat op vier domeinen: HR en administratie, operations, hospitality en events, en PA as a Service.
Deze gids loopt die vier domeinen één voor één af: wat het werk concreet inhoudt, aan welke signalen je merkt dat je het nodig hebt, wat het kost tegenover iemand aanwerven, en hoe een samenwerking praktisch verloopt.
Operations is alles wat ervoor zorgt dat het werk van A naar B raakt: hoe een opdracht binnenkomt, wie ze oppakt, waar de informatie staat, en hoe je ziet of ze af is. Zolang je met drie bent, zit dat in ieders hoofd en werkt het prima. Vanaf een stuk of vijf werkt dat niet meer: dezelfde vraag wordt twee keer beantwoord, een offerte blijft liggen omdat iedereen dacht dat de ander ze opvolgde, en nieuwe mensen hebben weken nodig om te weten hoe iets hier loopt.
Wat er in een klein bedrijf ook insluipt: uitzonderingen. Die ene klant die altijd anders gefactureerd wordt, die leverancier waar je eerst even moet bellen, en met wat pech krijgt op den duur elke klant een behandeling op maat. Dat werkt zolang je klein bent, want wie het weet zit naast je. Zodra je opschaalt, werkt het niet meer: die kennis zit bij individuele mensen in het hoofd en vertrekt mee als zij vertrekken. Ze moet uitgeschreven worden, in gewone taal, en mee aangepast naarmate het bedrijf groeit.
Freelance operations support kan verschillende vormen aannemen. Soms stap ik in een bestaand systeem om het mee draaiende te houden, bijvoorbeeld als tijdelijke vervanging tijdens een ziekte, een verlof of een drukke periode. Ik werk me dan snel in, neem de lopende opvolging over en zorg dat er niets stilvalt.
Andere keren begin ik bij het begin: in kaart brengen hoe je werking vandaag echt loopt, en daarna de processen, afspraken en systemen opzetten die dat vastleggen. In de praktijk komt het dan meestal neer op drie dingen: dubbel werk eruit halen, informatie op één plek krijgen, en de opvolging bij iemand leggen die er ook echt achter zit.
Software speelt daar een rol in, maar een kleinere dan je zou denken. Veel bedrijven betalen voor drie tools die elkaar half overlappen en waarvan er geen enkele volledig benut wordt. Vaak is de oplossing dus eerder schrappen dan bijzetten.
Meer over hoe dat er concreet uitziet, lees je bij Processen optimaliseren zonder dat het werk stilvalt.
Personeelsadministratie voelt pas dringend als het eigenlijk al te laat is. Dan start er maandag een nieuwe collega en moet de Dimona-aangifte nog gebeuren, of merk je dat een contract van bepaalde duur vorige week afliep zonder dat iemand het verlengd heeft. Ik zie het bij veel ondernemers: niemand doet iets fout, er is gewoon niemand die er de tijd voor heeft.
Zodra je je eerste medewerker aanwerft, komt er in België in één keer veel op je af: de aansluiting bij een sociaal secretariaat, de keuze van een arbeidsongevallenverzekering, een externe dienst voor preventie, een arbeidsreglement en alle andere verplichtingen. En dan is er nog de vraag wie bij jou de preventieadviseur is. In kleine bedrijven ben je dat vaak zelf, zonder dat je het weet. Als preventieadviseur niveau 3 help ik je daar graag mee op weg.
Ik neem de HR-administratie van je over en volg elk dossier op van begin tot eind: arbeidscontracten opmaken, laten tekenen en archiveren, personeelsdossiers bijhouden, de payroll voorbereiden en het contact met je sociaal secretariaat overnemen, nieuwe medewerkers onboarden en verlof en afwezigheden registreren. Zo hoef je geen HR-verantwoordelijke in dienst te nemen, en weet je toch dat alles op tijd in orde is.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, lees je bij HR en administratie uitbesteden, zonder iemand in dienst te nemen.
Als personal assistant volg ik elke dag op wat er bij jou binnenkomt en behandeld moet worden. Mails, telefoons, aanvragen, afspraken, documenten: ik sorteer wat kan wachten, beantwoord wat ik kan beantwoorden en leg je enkel voor waar jij zelf over moet beslissen. Daarnaast beheer ik je agenda, plan ik je reizen en bewaak ik de deadlines van alles wat nog loopt. Zo blijft er niets liggen, en hoef jij niet elke avond je inbox door te nemen om te zien wat je gemist hebt.
Ik werk voor ondernemers, zaakvoerders en mensen met een publiek profiel, en elk van hen werkt anders. De ene wil iemand die meedenkt, de andere wil enkel kort en to the point bespreken wat er moet gebeuren. Daar pas ik me aan aan. Wat altijd hetzelfde blijft: ik ben het eerste aanspreekpunt voor iedereen die iets van jou wil, zodat jij je kan focussen op je kerntaken. En wat ik in je agenda en je mailbox zie, blijft daar.
Met PA as a Service schakel je die dagelijkse opvolging in wanneer jij ze nodig hebt: voor een drukke periode, een project met een duidelijk einde, of vast een paar uur tot meerdere dagen per week. Zonder vast contract, en zonder loonkost in de weken dat je me niet nodig hebt.
Zoek je eerder een freelance executive assistant? Dan zit je hier ook goed. Personal assistant, PA, executive assistant of EA: het zijn verschillende namen voor hetzelfde werk.
Meer over deze samenwerking lees je bij Een freelance personal assistant die meedenkt.
Van de vier domeinen is dit het enige dat grotendeels buiten kantoor gebeurt. Ik begon als hostess en teamlead op festivals, beurzen en bedrijfsevents, en plande daarna jarenlang zelf de teams in bij een evenementenbureau. Ik ken dus zowel de vloer als de planning erachter, en ik weet dat elk event een eigen aanpak vraagt: van modderige festivalweien tot high-stake events met belangrijke gasten.
In de praktijk zijn er twee soorten opdrachten, en vaak allebei tegelijk. Ofwel sta ik zelf op je stand of aan je onthaal: gasten ontvangen, registratie en gastenlijst opvolgen, je merk vertegenwoordigen, of VIP- en backstage hospitality op festivals. Ofwel neem ik de coördinatie over: draaiboek, timing, het team hostessen aansturen en het aanspreekpunt zijn voor leveranciers en de andere crews, zodat jij ten volle van je eigen event kan genieten. Meestal combineer ik de twee: ik sta mee op de vloer én hou het overzicht over de rest van het team.
Ik werk rechtstreeks voor bedrijven en merken, en ook voor event- en hostessenbureaus die versterking zoeken op een drukke dag, een meerdaagse beurs of een festival. Heb je een groter team nodig, dan stel ik het samen uit mijn netwerk van freelance hostessen, of verwijs ik je door naar een hostessen- of evenementenbureau dat ik vertrouw.
Op zoek naar een hostess of een team voor je event? Dat lees je bij Een hostess of eventcoördinator huren.
Een freelancer vergelijken met iemand in dienst, doe je best op basis van de totale kost, en die ligt bij een aanwerving een stuk hoger dan het brutoloon. Bovenop dat loon komen de werkgeversbijdragen, vakantiegeld, een eindejaarspremie en verzekeringen, en vaak ook maaltijdcheques en een woon-werkvergoeding. Daarbij tel je nog de uren die jij zelf kwijt bent aan werving, onboarding en opvolging. En je betaalt ook door in de maanden dat er minder werk is.
Bij freelance ondersteuning betaal je enkel de uren die je gebruikt, met afspraken die meebewegen met je bedrijf. Daar staat tegenover dat het uurtarief hoger ligt en dat je mij deelt met andere klanten. Ik werk op vaste dagen, en als er iets dringends is, ben ik daarbuiten ook bereikbaar.
Het omslagpunt ligt ongeveer daar waar het werk structureel een voltijdse job vult. Zit je daaronder, en dat is bij de meeste kmo's en eenmanszaken zo voor HR, operations of PA-werk, dan is freelance goedkoper en flexibeler. Zit je erboven, dan zeg ik je dat ook eerlijk, en help ik je liever om die eerste medewerker correct aan te werven.
Na de kennismaking krijg je een voorstel met een concreet uur- of dagtarief, of een vast maandbedrag, afhankelijk van hoe we samenwerken: op afroep, met een pakket vooraf betaalde uren, op vaste dagen of voor vaste taken, voor een korte opdracht of voor langere tijd. Daarin staat duidelijk wat wel en niet inbegrepen is, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Vroeger dan je denkt. Vanaf je eerste medewerker zijn de aansluitingen, het arbeidsreglement, de contracten en de verlofregistratie verplicht, en ontstaat er werk dat te veel is om er zelf bij te doen, maar te weinig voor een aanwerving. Een paar uur per week of per maand is dan vaak genoeg. Ik werk daarbij altijd samen met je sociaal secretariaat: zij berekenen de lonen, ik zorg dat zij op tijd en correct krijgen wat ze nodig hebben, en dat wat terugkomt ook opgevolgd wordt.
Operations support brengt structuur in je dagelijkse werking: processen uitschrijven, informatie op één plek krijgen, tools inrichten of er net een paar schrappen, en de opvolging bewaken. Backoffice support gaat over het administratieve deel daarvan: facturatie, betalingen, dossiers, en het contact met leveranciers en je boekhouder. In een kmo lopen die twee meestal door elkaar.
Dat hangt af van de scope en van hoe we samenwerken: op afroep, met een pakket vooraf betaalde uren, op vaste dagen of voor vaste taken, kort of langlopend. Daar hoort een uur- of dagtarief bij, of een vast maandbedrag. Na het kennismakingsgesprek krijg je een voorstel met een concreet bedrag en wat daar wel en niet in zit, zodat je het kan afzetten tegen wat een vaste medewerker zou kosten.
We starten met een gesprek van een uur waarin jij vertelt waar je onnodig veel tijd aan verliest. Daarna krijg je een voorstel met een duidelijke afbakening en een tarief. Bij de start breng ik in kaart hoe het vandaag loopt en spreken we af wat eerst aangepakt wordt. Daarna werk ik op vaste dagen of uren, ter plaatse, hybride of volledig remote.
Ik woon en werk in Antwerpen en kom daar regelmatig ter plaatse. In de rest van België werk ik hybride of volledig remote, en voor sommige projecten ook internationaal. HR-administratie en PA-werk kunnen grotendeels van op afstand. Bij operations kom ik liever regelmatig langs, want processen verbeteren doe je het best door naast de mensen te zitten die het werk doen. En bij events en bij de opstart van een samenwerking ben ik uiteraard ter plaatse.
Voor elke sector. Tot nu toe waren dat vooral start-ups, scale-ups, agencies en kleine kmo's. Wat een bedrijf nodig heeft, hangt trouwens meer af van zijn grootte en groeifase dan van zijn sector: een bureau van acht mensen loopt tegen dezelfde dingen aan als een productiebedrijf van acht.
Ja, en dat is vaak net het punt. Een drukke periode, de invoering van nieuwe software, een verlof of ziekte die opgevangen moet worden, of een achterstand die eindelijk weg moet. Dat kan een afgebakende opdracht zijn met een duidelijk begin en einde, of een paar uur tot meerdere dagen per week zolang je het nodig hebt.
Dan zeg ik dat gewoon. Vaak kan ik je doorverwijzen naar een collega-freelancer, of pakken we het project samen aan. Ik werk met een netwerk van freelancers, IT'ers en leveranciers die snel en goed werk leveren. Je krijgt dus nooit zomaar een "nee", maar waar het kan ook een oplossing of advies.