Tools die efficiënt werken én gebruikt worden, afspraken die iedereen kent en duidelijke processen, zodat je bedrijf gezond kan groeien.
Processen optimaliseren en documenteren klinkt als een project waar je een half jaar voor moet vrijmaken, of waar je veel kostbare tijd aan verliest. Daarom komt het er meestal nooit van. Je groeit, het wordt drukker, en zodra het nodig is, is het eigenlijk al te laat. In een klein team weet iedereen hoe iets werkt of gedaan wordt, want iedereen is van alles op de hoogte. Maar hoe meer mensen en werk erbij komen, hoe meer er in persoonlijke mailboxen, losse Word-documenten of WhatsApp-berichten blijft zitten: wie volgt die offerte op, waar staat dat bestand, hoe deden we dat ook alweer vorige keer? Ik kijk hoe je werking vandaag echt loopt, en ook kritisch naar je tools: welke gebruik je echt, welke kunnen weg, welke worden niet ten volle benut, en welke werken elkaar tegen? Daarna zet ik de afspraken en systemen op die je nodig hebt om gezond te groeien, en help ik je team ermee op weg. Stap voor stap, terwijl het werk gewoon doorgaat.
Meestal werk ik voor start-ups, scale-ups en kleine teams waar veel nog in de hoofden van mensen zit en niemand echt het helikopterzicht heeft. Informatie gaat er verloren, niet door onkunde, maar omdat er geen structuur is om ze met de juiste mensen te delen. De ene keer via WhatsApp, dan weer via mail. Iemand dacht dat een collega ermee bezig was. Of die ene collega die alles weet, valt plots ziek. Ook bedrijven die zo snel gegroeid zijn dat de oude manier van werken begint te kraken, kloppen bij mij aan: je weet dat het efficiënter kan, maar je hebt zelf de tijd niet om het aan te pakken. Daarnaast help ik teams op weg in een nieuw softwarepakket. Ik zorg dat het ook echt gebruikt wordt, dat er handleidingen zijn die iedereen kan raadplegen, en dat er bij ziekte of uitval geen paniek ontstaat. Wat al mijn klanten gemeen hebben: ze willen een manier van werken die volgend jaar nog klopt, ook met dubbel zoveel werk, waarin iedereen de informatie vindt die hij nodig heeft en volgens dezelfde afspraken werkt.
Kennismaking — Een gesprek van een uur, bij jou of online. Jij vertelt waar je onnodig veel tijd aan verliest, ik zeg eerlijk wat ik kan overnemen en wat niet.
Structuur & setup — Ik breng in kaart hoe het vandaag loopt, en we spreken af wat we eerst aanpakken. Meestal beginnen we bij de stap die de meeste ergernis geeft.
Flow & continuïteit — Ik zet het op, leer je team ermee werken en blijf erbij tot het vanzelf loopt. Daarna stuur ik bij waar nodig, zodat het ook blijft werken als je verder groeit.
Waarom een nieuwe tool zelden de oplossing is, lees je in Procesoptimalisatie in een kmo: waarom een nieuwe tool zelden de oplossing is.
Eerst met wat je al hebt. Vaak ligt het probleem bij hoe een tool gebruikt wordt, en minder bij de tool zelf. Soms blijkt zelfs dat je betaalt voor drie tools die elkaar half overlappen. Dan stel ik voor om er een paar te schrappen, eerder dan er nog een bij te nemen.
Ja, en in gewone taal. Een proces dat niemand leest, verandert niets. Ik schrijf het zo op dat een nieuwe collega het meteen kan volgen, en dat jij niet elke keer dezelfde uitleg hoeft te geven.
Ja, en dat is eigenlijk het belangrijkste deel. Een proces uitschrijven is snel gedaan, maar het werkt pas als iemand het ook elke week opvolgt. Dat doe ik: ik hou in de gaten wat er moet gebeuren, herinner de juiste mensen er op tijd aan en kom erop terug als iets blijft liggen. Zo worden afspraken ook echt nagekomen, en leert je team correct werken met de nieuwe tools, zodat het dat ook blijft doen als ik er niet meer ben.
Zeker, en graag. In een klein team zit alles nog in de hoofden van een paar mensen, en dat werkt prima tot het team groeit. Als je op dat moment de basis al goed hebt vastgelegd, groeit de rest gewoon mee. Daarom stap ik het liefst vroeg in, wanneer de chaos nog the good kind of chaos is.
Dat hangt af van jouw noden en van de projecten die op dat moment lopen. Kan ik je zelf niet verder helpen, dan probeer ik je altijd door te verwijzen naar een vertrouwde collega uit mijn netwerk.